วิธีเลือก Document Management System (DMS) ให้เหมาะกับธุรกิจ

1. Document Management System (DMS) คืออะไร?

Document Management System (DMS) คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดเก็บ จัดระเบียบ ค้นหา และบริหารเอกสารในรูปแบบดิจิทัล ระบบนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถลดปริมาณเอกสารที่เป็นกระดาษ ปรับปรุงการเข้าถึงเอกสาร และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

ฟีเจอร์หลักของ DMS

  • การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Storage)
  • การค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว (Advanced Search)
  • การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control)
  • การเวอร์ชันเอกสาร (Version Control)
  • เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ (Workflow Automation)
  • ระบบรักษาความปลอดภัย (Security & Compliance)
    • สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463

    2. ประโยชน์ของ DMS ในธุรกิจ

  • ลดต้นทุนการจัดการเอกสาร: ลดค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์ จัดเก็บ และบริหารเอกสาร
  • เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล: ป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต
  • ปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูล: สามารถค้นหาและเรียกดูเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
  • สนับสนุนการทำงานร่วมกัน: พนักงานสามารถแชร์และทำงานร่วมกันบนเอกสารได้แบบเรียลไทม์
  • รองรับกฎระเบียบและมาตรฐาน: ช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล เช่น PDPA และ GDPR

    • 3. วิธีเลือก Document Management System (DMS) ที่เหมาะสมกับธุรกิจ

    วิเคราะห์ความต้องการของธุรกิจ

    ก่อนเลือก DMS ควรพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ ขององค์กร เช่น:

  • ปริมาณเอกสารที่ต้องจัดเก็บและบริหาร
  • ประเภทของเอกสารที่ต้องจัดการ (PDF, Word, Excel ฯลฯ)
  • จำนวนผู้ใช้ระบบ
  • ความต้องการด้านความปลอดภัยและการเข้าถึงข้อมูล
  • การรองรับการทำงานระยะไกลและอุปกรณ์มือถือ

    • เลือกระบบที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสม

    DMS ที่ดีควรมีคุณสมบัติต่อไปนี้:

  • อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย: ผู้ใช้ควรสามารถเรียนรู้และใช้งานระบบได้อย่างสะดวก
  • รองรับการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลได้หลายรูปแบบ: ควรสามารถจัดเก็บและจัดการไฟล์หลากหลายประเภท
  • การค้นหาข้อมูลขั้นสูง: มีระบบ OCR และเมตาดาต้าที่ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
  • ระบบความปลอดภัยขั้นสูง: รองรับการเข้ารหัสข้อมูลและการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
  • การทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ: รองรับการเชื่อมต่อกับ ERP, CRM และเครื่องมืออื่น ๆ

    • ตรวจสอบความสามารถด้าน Workflow Automation

    DMS ที่มีระบบ Workflow Automation จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น เช่น:

  • การอนุมัติเอกสารอัตโนมัติ
  • การแจ้งเตือนผู้ใช้งานเมื่อมีเอกสารใหม่
  • การกำหนดเส้นทางการอนุมัติเอกสารตามโครงสร้างองค์กร

    • ความสามารถในการรองรับกฎระเบียบและการปฏิบัติตามข้อบังคับ

    หากธุรกิจของคุณอยู่ภายใต้ข้อกำหนดทางกฎหมาย เช่น PDPA, GDPR หรือ ISO 27001 ควรเลือก DMS ที่มีฟีเจอร์ด้าน การจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย และ Audit Trail เพื่อตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารย้อนหลัง

    การสนับสนุนและการฝึกอบรม

    เลือก DMS ที่มี ฝ่ายสนับสนุนลูกค้า ที่สามารถช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา และมี คู่มือหรือโปรแกรมอบรม เพื่อให้พนักงานสามารถใช้งานระบบได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

    ความสามารถในการขยายระบบ (Scalability)

    ธุรกิจมีแนวโน้มเติบโต ดังนั้นควรเลือก DMS ที่สามารถ ขยายขนาดการใช้งาน ได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นจำนวนผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้นหรือปริมาณเอกสารที่มากขึ้น

    สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463

    4. ตัวอย่างแพลตฟอร์ม DMS ที่ได้รับความนิยม

  • Microsoft SharePoint
    • เหมาะสำหรับองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 มีการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันของ Microsoft อย่างครบวงจร
  • Google Drive for Business
    • เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการโซลูชันบน Cloud ใช้งานง่าย และรองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
  • M-Files
    • มีความสามารถด้าน Workflow Automation และการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูง
  • OpenText Documentum
    • เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการระบบที่มีความปลอดภัยและสามารถปรับแต่งการใช้งานได้สูง

    สรุป

    การเลือก Document Management System (DMS) ที่เหมาะสมกับธุรกิจจำเป็นต้องพิจารณาปัจจัยหลายด้าน เช่น ความต้องการขององค์กร ฟีเจอร์ของระบบ ประเภทของ DMS (Cloud หรือ On-Premise) และความสามารถในการรองรับ Workflow Automation รวมถึงความปลอดภัยของข้อมูล การเลือกระบบที่ถูกต้องจะช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในตลาดยุคดิจิทัลได้อย่างแท้จริง